Управление задачами / Отчеты / Исполнительская дисциплина

Система ELMA позволяет легко и быстро ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение. Использование системы позволяет не только повысить объемы исполнительской деятельности сотрудников, но и положительно сказывается на качестве исполнения задач.

Постановка и выполнение задач

ELMA ECM+ позволяет наладить управление поручениями в компании.

Инициатор ставить задачу Исполнителю. При этом возможны следующие опции:

1. Можно поставить задачу на текущий контроль кому-то из сотрудников компании (как правило, руководителю)

2. Можно поставить согласующего у задачи — в этом случае исполнение начнется только после согласования

3. У задачи всегда только один ответственный, но всегда можно добавить соисполнителей. Они будут получать информацию по задаче.

4. Можно указать плановые трудозатраты. В этом случае при формировании отчета по трудозатратам включится механизм ограничения сверху по этой задаче.

После сохранения задачи она тут же уходит к Исполнителю (или Согласующему).

Контроль выполнения задач

По завершению задачи Исполнитель завершает ее и пишет комментарий, при необходимости прикладывает документы и файлы.

После этого задача попадает на контроль к Инициатору, который должен поставить пометку о том, что задача выполнена. Инициатор может вернуть задачу на доработку, добавив комментарий или частично поменяв постановку задачи.

После приема задача считается завершенной и попадает в архив.

Контроль трудозатрат / Отчеты

ELMA ECM+ позволяет наладить контроль трудозатрат по выполненным задачам.

В конце недели или месяца пользователь может заполняет отчет, в котором указывает какие задачи выполнялись и сколько времени на это потрачено.

После отправки отчета трудозатраты поступают на согласование Заказчику этих задач. Он может что-то принять, что-то отклонить.

В итоге формируется сумма согласованных часов, которая может использоваться в том числе и для начисления ЗП.

Работа в отделе

Руководитель может всегда открыть список задач своих подчиненных.

Это необходимо в случаях, когда, например, кто-то заболел, а сегодня нужен результат. Руководитель может переназначить задачу на кого-то другого или выполнить ее сам.

В разделе Компания также можно посмотреть метрики результативности подчиненных: исполнительскую дисциплину, количество задач в работе и в просрочке и количество согласованных трудозатрат.

Периодические задачи

Некоторые задачи повторяются: каждый день, каждую неделю, месяц, квартал.

Для того, чтобы не создавать каждый раз новую задачу, в ELMA ECM+ предусмотрена возможность постановки Периодических задач. Достаточно один раз создать задачу и указать как часто эта задача должна появляться у исполнителя, и система автоматически начнет ставить эту задачу с заданной периодичностью.

Исполнительская дисциплина

Задачи имеют сроки выполнения. Если задача закрыта до срока завершения, значит все нормально, если после или не закрыта вовсе — значит она была просрочена

Агрегированный отчет об исполнительской дисциплине позволяет увидеть по каждому человеку сколько процентов от общего количества поставленных ему задач он выполняет в срок.

Пример: за февраль 2014-го года Иванову было поставлено 40 задач. 30 из них Иванов закрыл в срок. В этом случае % исполнительской дисциплины будет равен 75%.

Проценты исполнительской дисциплины за месяц можно учитывать при расчете ЗП для ряда сотрудников в компании.