Управление договорами

ELMA: Управление договорами предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска договоров сокращают время работы в несколько раз.

Типы договоров

Все договоры в организации условно можно разделить на два потока. Это входящие договоры, то есть договоры от внешних контрагентов на поставку услуг или товаров, и исходящие – договоры, по которым сама компания поставляет товары или услуги.

Каждый из этих типов обрабатывается по-разному, в системе для них предусмотрены разные сценарии работы.

В работе с исходящими договорами система позволяет отслеживать закрытие документов и их этапов. При работе со входящими договорами – обеспечивает своевременное исполнение задач по договору и их контроль.

Управление исходящими договорами

Основной проблемой при работе с исходящими договорами является контроль их исполнения. Фактом закрытия договора является наличие его актов. Сложность заключается в том, что закрыть договор не всегда получается из-за отсутствия закрывающих документов по нему.

Система ELMA решает эти вопросы, а именно: напоминает о наличии или отсутствии актов (этапов), а также уведомляет о сроках исполнения, тем самым обеспечивая контроль исполнения всех обязательств по закрытию исходящего документа.

Создание и формирование пакета

Как правило, исходящие договоры формируются не по одному, а пакетами.

Создать пакеты в системе ELMA очень просто. Если есть готовые договоры на руках, то нужно просто загрузить их в систему, в ином случае – пакет надо сформировать автоматически. Для этого пользователю достаточно указать в полях формы данные, которые требуется подставить в документ, а система сама на их основании сгенерирует готовый набор документов по шаблону.

Согласование

Согласовать документ можно нажатием одной кнопки «Согласовано». В случае отказа, исходящий документ можно быстро отредактировать: загрузить новую версию, внести исправления в режиме правки или добавить примечания к пунктам договора. Также можно сначала сохранить черновик договора, поправить документ и после этого приложить новую версию.

Такой подход позволяет быстро сориентироваться во всех изменениях и ускорить процедуру согласования документов.

Регистрация и подписание исходящего договора

Прежде чем отправить подписанный договор, его нужно зарегистрировать. Гибкие настройки системы позволяют регистрировать документ в зависимости от того, какие правила работы с договорами существуют в компании.

Контрагент подписывает зарегистрированный договор и возвращает его в компанию. Сотрудник сканирует договор и загружает его отсканированную версию в систему. Это и будет последняя официальная версия договора, которая больше не подлежит изменениям.

Работа с этапами

На карточке договора можно создавать этапы работы по договору и определять их сроки. Пользователи отчитываются в системе по факту работы: закрывают этапы договора и сам договор. Чтобы закрыть этап, необходимо приложить соответствующие акты выполненных работ. Это удобно, так как впоследствии все документы хранятся в одном месте, и в любой момент можно найти необходимый акт.

Система ELMA выполняет контроль сроков и незакрытых договоров, поэтому заинтересованные лица всегда будут в курсе, как продвигается работа с договорами.

Контроль исполнения исходящего договора

Договор считается закрытым тогда, когда закрыты актами все его этапы. Настроенные в системе функции контроля своевременно оповещают пользователя об этапах закрытия и их сроках, а также напоминают об отсутствии бумажных оригиналов.

Для просмотра исполнения договоров в системе существуют различные реестры: реестра незакрытых договоров, реестр незакрытых этапов, реестр «Акты» и др.

Управление входящими договорами

Основная сложность при работе со входящими договорами заключается в исполнении задач, которые поступили от руководства после рассмотрения документа. Если процесс уведомления не автоматизирован, то передача поручений по договору может затянуться, а сам договор – потеряться. Что, естественно, отражается на сроках завершения входящего документа.

В системе ELMA есть ряд готовых инструментов для контроля работы над входящими договорами. Система автоматически рассылает пользователям уведомления о поставленных задачах, тем самым обеспечивая и контролируя своевременное исполнение поручений по договору.

Создание

Для ввода документа в систему необходимо создать новый документ «Входящий договор». Это может быть, как электронный вариант договора в офисном формате, так и скан договора, если он пришел в бумажной форме.

После создания документ, как правило, отправляется по заданному маршруту согласования.

Согласование

Для согласования входящего договора достаточно нажать кнопку «Согласовано». При отказе – приложить протокол разногласий. Такой документ уже предусмотрен в системе. Необходимо его заполнить и отправить вместе с договором на доработку.

Регистрация

Подписанный с двух сторон договор необходимо отсканировать и сохранить в системе. Документ начинает официально существовать с момента его регистрации и присвоения ему регистрационного номера.

Зарегистрировать документ можно в один клик мыши. Регистрационный номер формируется автоматически.

Контроль исполнения

ELMA: Управление договорами имеет ряд готовых инструментов контроля над входящими договорами. Система позволяет отмечать закрытые договоры нажатием одной лишь кнопки.

Для контроля бумажных экземпляров, сроков завершения, актов по входящим договорам созданы реестры. Особенно значимым является реестр срочных договоров, который содержит весь перечень договоров с истекающими сроками. Благодаря такому реестру закрытие документов происходит в срок, что положительно сказывается на взаимоотношении с контрагентами.

Настройка работы с договорами через бизнес-процессы

Для удобства работы с договорами удобно использовать бизнес-процессы. В Дизайнере ELMA при активном приложение «ELMA: Управление бизнес-процессами», можно найти два референсных бизнес-процесса: «Входящий договор» и «Исходящий договор». Они являются хорошими примерами для создания собственных бизнес-процессов, адаптированных для работы в условиях конкретной организации