Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Дела предназначены для систематизации документов и хранят документы определенных типов. В делах хранятся зарегистрированные электронные документы.
Дело можно создать в веб-приложении в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура(рис.1).
Рис.1. Кнопки для добавление дела
После нажатия кнопки Добавить дело открывается окно (рис.2), в котором необходимо ввести название дела.
Рис.2. Окно добавления дела
В пункте Разрешено резервирование следует указать, есть ли необходимость резервирования регистрационного номера документа в РКК. Если выбран пункт Да, то на этапе регистрации будет доступна возможность выбора зарезервированного номера.
Индекс - это префикс, который будет добавлен перед номером документа в его РКК, при условии, что в поле Шаблон номера указана переменная {$GroupIndex}. В индексе можно указать любую комбинацию символов и вставить системные переменные.
Выбор системной переменной осуществляется с помощью кнопки (рис.3).
Рис.3. Окно выбора индекса для нумерации документа
Срок хранения – срок хранения документа после регистрации указанный в РКК, после окончания срока хранения документы перемещаются в архив.
Нумерация документов может быть ручная или автоматическая. В случае, когда выбрана автоматическая нумерация документов появляется возможность использовать сквозную нумерацию с другими делами, добавляются дополнительные поля (рис.4).
Рис. 4. Использование ручной нумерации при регистрации
Перегенерировать название документа при регистрации – данный параметр позволяет отразить в названии документа данные из его РКК. Для этого необходимо задать шаблон названия документа, он настраивается в Дизайнере ELMA, на вкладке Описание карточки типа документа. В случае если, в шаблоне названия документа присутствуют атрибуты РКК, то при создании документа они еще не будут присутствовать в его названии, т.к. их значение еще не заданы (документ еще не зарегистрирован). Поэтому при регистрации документа название документа необходимо перегенерировать для корректного отображения в названии документа атрибутов РКК.
При нажатии кнопки Сохранить дело будет создано и добавлено в номенклатуру.
Карточка дела
Карточка дела создается в момент создания дела и состоит из двух вкладок: Общая информация и Типы документов (рис. 5).
Рис. 5. Карточка дела
Общая информация – на данной вкладке отображается информация, введенная при создании дела (рис. 5).
Типы документов – на данной вкладке отображаются типы документов, которые можно регистрировать в данном деле (рис. 6).
Рис. 6. Карточка дела. Вкладка "Типы документов"
Настройки соответствия документопотоков и РКК определяются в Дизайнере ELMA в карточке типа документа на вкладке Формы (представления). В случае, если в Дизайнере ELMA не настроены соответствия РКК и документопотоков, то выбрать такой тип документа будет невозможно. При попытке добавления будет отображена ошибка (рис. 7).
Рис. 7. Карточка дела. Ошибка при добавлении типа документа
(рис.3).
