Типовые операции с пакетом документов
В системе ELMA предусмотрены следующие типовые операции для работы с пакетом документов:
-
Ознакомление. Операция позволяет отправить пакет документов на ознакомление одному пользователю или нескольким пользователям. При этом в системе создается задача ознакомления с вложенными в нее документами, тем самым давая возможность ознакомиться с документами и при необходимости добавить комментарий.
-
Согласование. Операция позволяет отправить пакет документов на согласование одному пользователю или нескольким пользователям для того, чтобы они могли рассмотреть его и вынести по нему определенное решение: согласовать или не согласовывать. При этом в системе создается задача согласования с вложенными в нее документами.
-
Подписание. Операция позволяет подписать пакет документов.
Отправка пакета документов на ознакомление/согласование
Для отправки пакета документов на ознакомление/согласование требуется в папке, в которой располагаются документы, отметить необходимые документы флажками и выбрать из выпадающего списка кнопки верхнего меню Отправить требуемое действие: Отправить на согласование или Отправить на ознакомление (рис. 1).
Рис. 1. Выпадающее меню кнопки "Отправить"
Рис. 2. Форма отправки документа на согласование. Поле "Версии документа"
Для отправки выбранных документов на ознакомление/согласование необходимо нажать на кнопку верхнего меню Отправить.
Задача ознакомления с пакетом документов
Задача ознакомления с пакетом документов аналогична задаче ознакомления с одним документом, кроме блока Документы на вкладке Ознакомление. В данном блоке отображаются все отправленные на ознакомление документы (рис. 3).
Рис. 3. Задача ознакомления с пакетом документов. Вкладка "Ознакомление". Панель "Документы"
В карточке документа на вкладке Ознакомление отображается дополнительный блок Полный пакет документов (рис. 4). В данном блоке отображаются все документы пакета, отправленные на ознакомление.
Рис. 4. Карточка документа. Вкладка "Ознакомление". Блок "Полный пакет документов"
Для завершения задачи ознакомления с пакетом документов необходимо нажать на кнопку верхнего меню Ознакомлен.
Задача согласования пакета документов
Задача согласования пакета документа аналогична задаче согласования одного документа, кроме блока Документы на вкладке Согласование. В данном блоке отображаются все отправленные на согласование документы. Также доступны кнопки вынесения решения по каждому из документов (Согласовано или Отказано) (рис. 5).
Рис. 5. Задача согласования пакета документов. Вкладка "Согласование". Блок "Документы"
Для вынесения положительного решения по документу необходимо нажать на кнопку 
, расположенную справа от необходимого документа, а для отказа в согласовании – на кнопку 
. Для успешного согласования пакета документов должны быть согласованы все документы, входящие в пакет.
Завершение задачи согласования пакета документов
При завершении задачи согласования пакета документов возможны четыре случая.
1. Завершение задачи согласования нажатием кнопки верхнего меню Согласовать. При этом ни одному из документов не должен быть присвоен статус Отказано (рис. 6).
Рис. 6. Завершение задачи согласования нажатием на кнопку "Согласовать"
В данном случае все документы будут считаться согласованными. Задача согласования будет завершена.
2. Завершение задачи согласования нажатием кнопки верхнего меню Согласовать. При этом одному или нескольким документам присвоен статус Отказано (рис. 7).
Рис. 7. Завершение задачи согласования нажатием на кнопку "Согласовать"
В данном случае будет выведено предупреждение (рис. 8).
Рис. 8. Предупреждение, выводимое при нажатии на кнопку "Согласовать"
При нажатии на кнопку Да всем документам пакета будет установлен статус Согласовано, независимо от того, какой статус был установлен документу на форме задачи. Задача согласования будет завершена.
При нажатии на кнопку Нет окно предупреждения будет закрыто, вновь будет отображена форма задачи согласования. В данном случае необходимо принять решение по документам и завершить задачу согласования нажатием соответствующей кнопки верхнего меню (Согласовать или Отказать).
3. Завершение задачи согласования нажатием кнопки верхнего меню Отказать. При этом ни одному из документов не установлен статус Согласовано (рис. 9).
Рис. 9. Завершение задачи согласования нажатием на кнопку "Отказать"
Всем документам пакета будет установлен статус Отказано – все документы будут считаться несогласованными. Задача согласования будет завершена.
4. Завершение задачи согласования нажатием верхнего кнопки Отказать. При этом одному или нескольким документам был установлен статус Согласовано (рис. 10).
Рис. 10. Завершение задачи согласования нажатием на кнопку "Отказать"
В данном случае будет отображено следующее диалоговое окно (рис. 11).
Рис. 11. Диалоговое окно, выводимое при нажатии на кнопку "Отказать"
Справа от названий документов расположены иконки, отображающие вынесенное по каждому документу решение (Согласовано, Отказано или нет решения). При этом иконка для документа с вынесенным решением (Согласовано, Отказано) подсвечивается соответствующим цветом.
При нажатии на кнопку Продолжить без изменений каждому документу будет присвоен тот статус, который был установлен на форме задачи согласования. В случае, если на форме задачи согласования документу не установлен ни один статус, то данному документу автоматически будет установлен статус Отказано. Задача согласования будет завершена.
Рис. 12. Карточка документа. Вкладка "Общая информация". Статус листа согласования "Не согласован"
Рис. 13. Карточка документа. Вкладка "Согласование". Статус листа согласования "Не согласован"
При нажатии на кнопку Не согласовано (Все документы) всем документам пакета будет присвоен статус Отказано. Задача согласования будет завершена.
При нажатии на кнопку
Отмена диалоговое окно будет закрыто, вновь будет отображена
форма задачи согласования. Необходимо принять решение по документам и завершить задачу согласования нажатием кнопки верхнего меню
Согласовать или
Отказать.
Подписание пакета документов
Для подписания пакета документов требуется в папке, в которой располагаются документы, отметить необходимые документы флажками и выбрать из выпадающего списка кнопки верхнего меню Выбранные пункт Подписать документы (рис. 14).
Рис. 14. Выпадающее меню кнопки "Выбранные"
В открывшемся диалоговом окне Добавить комментарий (рис. 15) необходимо оставить комментарий и нажать на кнопку Подписание.
Рис. 15. Диалоговое окно "Добавить комментарий"
После этого будет открыто диалоговое окно Подписание версии документа (рис. 16). В данном окне необходимо выбрать версии документов, которые требуется подписать, и нажать на кнопку Подписание.
Рис. 16. Диалоговое окно "Подписание версии документа"
Рис. 17. Карточка документа
См. также:
