Номенклатура — это систематизированная структура для упорядочивания документов организации при их регистрации. Она служит планом распределения документов в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. Номенклатура содержит информацию о сроках хранения документов, о правилах формирования регистрационного номера документа и других настройках регистрации документов. В системе ELMA может быть только одна номенклатура дел. В зависимости от установленных настроек, она создаётся на один календарный год или на неограниченное количество времени. По умолчанию номенклатура является сквозной, т.е. создается на неограниченное количество времени.
Настройка номенклатуры производится в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура(рис.1).
Рис.1. Раздел "Администрирование - Документооборот - Номенклатура"
В системе ELMA номенклатура имеет следующие элементы структуры:
Место регистрации– соответствует подразделениям предприятия, ведущим независимый учет документации. Места регистрации не могут вкладываться в другие места регистрации. Пример: "Юридический отдел", "Канцелярия".
Раздел– объединяет одно или несколько дел. Разделы создаются в местах регистрации, они несут организационную функцию. Структура разделов может быть отражением структуры организации.
Дело– это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Дела предназначены для систематизации документов и хранят документы определенных типов. В делах хранятся зарегистрированные электронные документы.
Ссылка на дело- в документообороте системы ELMA каждое дело находится в определенном месте регистрации. Но иногда возникает необходимость регистрации документов в одном общем деле. Для этого в номенклатуре в первом месте регистрации создается само дело, а во втором месте регистрации создается ссылка на это дело. Например, в месте регистрации «Центральный офис» в создано дело «Входящие договоры». Необходимо, чтобы в месте регистрации «Секретариат» был доступ к делу «Входящие договоры» - при этом необходимо создать ссылку на дело «Входящие договоры» из места регистрации «Центральный офис». Такая настройка обеспечит возможность регистрации документов в общем деле в обоих местах регистрации, используя единую систему нумерации документов этого дела и т.п.(рис.2).
Рис.2. Дело "Входящие договоры" и ссылка на дело "Входящие договоры"
