Каждая версия документа в системе ELMA может быть подписана несколькими пользователями. Наличие и/или отсутствие подписи у версий документа отображается в карточке документа на вкладке Версии (рис. 1).
В системе ELMA одновременно может находиться несколько подписанных версий одного документа, при этом только одна из них может являться "Текущей". После подписания версия документа уже не может быть изменена. Для внесения изменений необходимо использовать новую версию документа.
Рис. 1. Карточка документа. Вкладка "Версии". Информация о наличии/отсутствии подписи у версии документа
Электронный документ в системе ELMA может быть подписан несколькими способами. Для этого необходимо:
-
в карточке документа в верхнем меню нажать на кнопку Действия – Подписать документ (рис. 2);
Рис. 2. Карточка документа. Кнопка "Действия – Подписать документ"
Рис. 3. Контекстное меню версии документа. Кнопка "Подписать"
-
при добавлении новой версии документа в открывшемся диалогом окне (рис. 4) установить флажок Подписать, Подписать атрибуты с помощью ЭЦП и/или Подписать содержимое с помощью ЭЦП.
Рис. 4. Диалоговое окно добавления версии документа. Кнопки "Подписать", "Подписать атрибуты с помощью ЭЦП" и "Подписать содержимое с помощью ЭЦП"
В том случае, если в настройках ЭЦП в качестве криптопровайдера выбран Внешний, то в данном диалогом окне (рис. 4) будет отображен дополнительный флажок Подписать содержимое с помощью ЭЦП.
Подписание документа с использованием ЭЦП
Обязательные условия для наличия возможности подписания версии документа с использованием ЭЦП в системе ELMA:
-
использование веб-браузеров Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Yandex для работы в веб-приложении ELMA;
-
наличие установленного в веб-браузере плагина CAPICOM;
-
наличие активированного приложения ECM+ ;
-
-
в веб-приложении в разделе Администрирование – Документооборот – Настройка шаблонов ЭЦП должны быть заполнены и сохранены все шаблоны подписи;
-
пользователь должен иметь права на подписание документов. Права назначаются администратором системы в разделе Администрирование – Документооборот – Права доступа к модулю "Документооборот".
Порядок действий для подписания версии документа с использованием ЭЦП аналогичен порядку, описанному для подписания версии документа без использования ЭЦП. Отличие заключается только в том, что в диалоговом окне Подписание версии документа (рис. 5) необходимо установить один/несколько флажков:
-
Подписать атрибуты с помощью ЭЦП – всегда отображается при наличии активированного приложения ECM+. Установка данного флажка означает, что при подписании будут подписаны только атрибуты данного документа (данная подпись действительна только внутри системы ELMA).
-
Подписать содержимое с помощью ЭЦП – отображается только при выборе в качестве криптопровайдера "Внешний", а также при наличии активированного приложения ECM+. Установка данного флажка означает, что при подписании будет подписана текущая версия данного документа. Данная версия документа может быть загружена на локальный компьютер.
Рис. 5. Диалоговое окно подписания документа
При одновременной установке обоих флажков происходит подписание как атрибутов документа, так и его версии.
После нажатия на кнопку Подписание версии документа (рис. 5) будет открыто диалоговое окно Создание ЭЦП (рис. 6).
Рис. 6. Диалоговое окно "Создание ЭЦП"
В данном диалоговом окне необходимо выбрать требуемый сертификат из выпадающего списка сертификатов в поле Сертификат подписи *. При выборе требуемого сертификата в поле Подписываемый текст будет отображена информация о выбранном сертификате в формате, указанном в настройках шаблона. Содержимое данного поля не может быть изменено вручную. Например, на рис. 6 в поле Подписываемый текст была добавлена информация о сертификате подписи в соответствии с шаблоном подписания документов.
Для завершения подписания версии документа необходимо нажать на кнопку Подписать. Выбранная версия документа будет подписана с использованием ЭЦП.
Подписанные версии документов могут иметь следующие обозначения:
– подписанная версия документа со статусом "Текущая";
– подписанная версия документа со статусом "Устаревшая".Рядом с данными обозначениями располагаются ссылки в формате (кол-во подписей). При нажатии на данную ссылку будет отображено диалоговое окно (рис. 7) с краткой информацией о пользователях, подписавших текущую версию документа, наличии ЭЦП, а также о дате подписания и наличии комментария.
Рис. 7. Диалоговое окно с информацией о подписях версии документа
При нажатии в столбце Пользователь на имя пользователя открывается окно с карточкой данного пользователя, а при нажатии на имя пользователя в столбце ЭЦП открывается диалоговое окно (рис. 8) с полной информацией о выбранной ЭЦП.
Рис. 8. Диалоговое окно с информацией об ЭЦП
В верхней части диалогового окна Информация о подписи может быть отображена дополнительная строка Предупреждения. Данная строка может быть отображена по различным причинам. Так, например, предупреждение отобразится в том случае, если отпечаток корневого сертификата не совпадет с указанным в настройках. Настройка отпечатка корневого сертификата осуществляется в разделе Администрирование – Настройки системы – Настройки безопасности.
Текст предупреждения также различается в зависимости от причины. Возможны следующие варианты предупреждений: Истек/не наступил срок действия требуемого сертификата при проверке по системным часам или по отметке времени в подписанном файле, Сертификат был отозван, Не удалось получить корневой сертификат для проверки издателя и др.
В нижней части диалогового окна Информация о подписи расположены ссылки для скачивания подписи и подписанного текста документа. В случае использования внешнего криптопровайдера и установки флажка Подписать содержимое с помощью ЭЦП (рис. 5) в данном диалоговом окне (рис. 8) появится ссылка для скачивания подписанного документа. Данная возможность позволяет сохранить и отправить скаченные файлы на проверку подлинности ЭЦП.
Следует отметить, что юридическую значимость имеет только внешний криптопровайдер, т.к. в этом случае используется так называемая расширенная подпись (CAdES).
Редактирование версии документа в корневом файле
В случае, если версия документа будет отредактирована и сохранена в корневом файле, расположенном в директории ..\Общая папка с файлами системы\ELMA\UserConfig\Files, то на карточке документа будет отображена надпись ЭЦП не верна (атрибуты) (рис. 9).
Рис. 9. Карточка документа. Вкладка “Общая информация“
При нажатии на данную надпись будет открыто диалоговое окно (рис. 10) с полной информацией о выбранной ЭЦП.
Рис. 10. Диалоговое окно с информацией об ЭЦП
См. также:
