Регистрация документов

Регистрация документа - это создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа и присвоение документу регистрационного номера.

Для возможности регистрации документов в системе ELMA администратору предварительно необходимо выполнить следующие действия:

в Дизайнере ELMA создать и настроить все необходимые типы РКК. По умолчанию в системе ELMA предусмотрены четыре основных типа РКК "Входящие", "Исходящие", "Внутренние" и "Договоры";
в веб-приложении системы ELMA должна быть создана, настроена и опубликована номенклатура дел организации;
в веб-приложении системы ELMA должны быть настроены карточки дел.

Для регистрации документов пользователь должен обладать следующими правами:

Доступ к регистрируемому документу уровня не ниже Просмотр/Загрузка.
Доступ к разделу Канцелярия уровня не ниже Просмотр/Загрузка.
Доступ не менее, чем к одному месту регистрации документов.

У пользователей, имеющих права на регистрацию документов:

В верхнем меню главной страницы системы отображается кнопка Регистрация (рис. 1).

Рис. 1. Кнопка "Регистрация" в верхнем меню главной страницы

В папке Канцелярия отображается кнопка Регистрация (рис. 2).

Рис. 2. Кнопка "Регистрация" в меню папки "Канцелярия"

В карточке документа в меню кнопки Действия появляется действие Регистрация (рис. 3).

Рис. 3. Кнопка "Действия - Регистрация" в меню карточки документа

Зарегистрировать документ в системе ELMA можно следующими способами:

Зарегистрировать уже существующий в системе документ из его карточки.
Создать и одновременно зарегистрировать документ из папки Канцелярия.
Создать и одновременно зарегистрировать документ из верхнего меню главной страницы.

Если администратором системы в Дизайнере ELMA в карточке РКК на вкладке Описание определен документ, содержащий помощь по регистрации данного документа, то справа от названия задачи регистрации будет отображаться кнопка

(рис. 4), при нажатии на которую откроется веб-документ содержащий помощь по регистрации данного типа документа (рис. 5).

Рис. 4. Кнопка вызова помощи по регистрации данного документа

Рис. 5. Помощь по регистрации документа

При регистрации документа:

документу присваивается регистрационный номер;
создается РКК документа;
в карточке документа на вкладке Общая информация появляется раздел Атрибуты РКК, в котором отображены все РКК документа;
в карточке документа на вкладке Общая информация отображается блок Зарегистрирован, в котором находится регистрационный номер документа.
ссылка на этот документ помещается в папку с соответствующим документопотоком и в Журнал регистрации в раздел Канцелярия;

Пример карточки зарегистрированного документа представлен на рис. 6.

Рис. 6. Карточка зарегистрированного документа

См. также: