Формы создания документа, набор и порядок расположения полей на них могут различаться и зависят от создаваемого типа документа.
Пример формы создания документа типаДоговор представлен на рис. 1.
Рис. 1. Форма создания договора
Форма создания состоит из следующих полей:
Юридическое лицо компании – из выпадающего списка необходимо выбрать юридическое лицо компании, от лица которого заключается договор. Работа с юридическими лицами компании производится в справочникеМои юрлица. Для поиска необходимого элемента следует воспользоваться кнопкой . В случае, если необходимого элемента нет в справочнике, то необходимо нажать на кнопку для создания нового юридического лица.
Контрагент – из выпадающего списка необходимо выбрать контрагента – компанию, с которой заключается договор. Работа с контрагентами компании производится на странице Контрагентыраздела Работа с клиентами. Для поиска необходимого элемента следует воспользоваться кнопкой . В случае, если необходимого элемента нет необходимо нажать на кнопку для создания нового контрагента.
Номер – в данное поле при необходимости следует внести номер договора.
Дата договора – дата создания договора.
Срок договора – срок окончания действия договора.
Предмет договора – краткое описание предмета договора.
Дополнительные соглашения, протоколы разногласий, приложения к договору, акт закрытия договора – из выпадающего списка необходимо выбрать соответствующие документы, если они имеются. Для поиска необходимого документа следует воспользоваться кнопкой . В случае, если необходимого документа нет необходимо нажать на кнопку для создания нового документа.
Блок Этапы договора – в данном блоке при необходимости можно создать этапы договора, отредактировать или удалить их. Подробнее об этапах договора и действиях с ними см. соответствующую страницу справки.
Блоки Общая информация, Версия, Дополнительно аналогичны таким же блокам при создании электронного документа. Подробнее о данных блоках см. соответствующую страницу справки.
Добавление новой подписанной версии договора
В приложении Управление договорами для документов типов: Договор, Входящий договор, Исходящий договор предусмотрена возможность добавления новой подписанной версии документа из карточки договора. Для этого необходимо:
в верхнем меню карточки договора нажать на кнопку Добавить версию (рис.2).
в открывшемся окне (рис. 3) следует прикрепить необходимый файл с локального компьютера, со сканера или с помощью шаблона используя кнопки Загрузить файл, Сканировать или Указать шаблон. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку Сохранить.
Рис. 3. Окно создания и подписания новой версии договора
прикрепленный файл автоматически становится текущей, подписанной версией договора (рис. 4).
Рис. 4. Карточка договора. Вкладка "Версии". Созданная и подписанная версия договора
Закрытие договора
Закрытие договора обозначает окончание работ по нему и должно быть подтверждено актом. Закрытый договор доступен только для просмотра.
Для закрытия договора необходимо:
в верхнем меню карточки договора нажать на кнопку Закрыть договор (рис.5).
в открывшемся окне необходимо из выпадающего списка выбрать акт, на основании которого будет закрыт данный договор. Для поиска необходимого документа следует воспользоваться кнопкой . В случае, если необходимый документ не создан следует нажать на кнопку для создания нового документа (рис.6).
Рис. 6. Окно закрытия договора
В случае если имеются не закрытые этапы договора, то они будут закрыты на основании указанного акта.
для подтверждения закрытия договора нажмите на кнопку Закрыть договор. Для отмены закрытия договора нажмите на кнопку Отмена.
Открытие договора
В случае, если требуется возобновить работу с закрытым договором, то следует его открыть. Для этого необходимо в верхнем меню карточки договора нажать на кнопку Открыть договор (рис.7).
. В случае, если необходимого элемента нет в справочнике, то необходимо нажать на кнопку 
для создания нового юридического лица.
