Публикация номенклатуры производится в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура (рис.1). Публикация номенклатуры необходима для обеспечения в системе возможности регистрации документов, т.к. регистрация осуществляется строго в соответствии с настроенной и опубликованной номенклатурой дел за текущий год.
Рис.1. Кнопка "Публиковать"
В случае если номенклатура является сквозной, т.е. создана на неограниченное количество времени, после нажатия кнопки Публиковать будет отображено окно с информацией (рис. 2). Для публикации номенклатуры необходимо нажать на кнопку Опубликовать.
Рис. 2. Окно публикации номенклатуры при использовании сквозной номенклатуры
В случае, если используется номенклатура, создается на 1 календарный год, то окно публикации номенклатуры будет иметь вид, представленный на рис. 3. В данном окне необходимо заполнить требуемые поля и нажать на кнопку Опубликовать.
Рис.3. Окно "Публикация номенклатуры"
Режим сброса нумераторов:
-
Оставить без изменений – нумерация документов в году остаётся без изменений. Эту опцию следует выбирать, если в номенклатуру были внесены изменения и требуется сохранить существующую нумерацию документов;
-
Сбросить - нумерация документов в текущем году сбросится и начнется с 0 со дня публикации номенклатуры. Эту опцию следует выбирать при публикации номенклатуры на новый год в начале года, в случае, когда требуется, чтобы нумерация документов в новом году начиналась с 0;
-
Скопировать с предыдущего года - нумерация документов продолжится с предыдущего года. Эту опцию следует выбирать при публикации номенклатуры на новый год в начале года, если требуется, чтобы нумерация документов в новом году продолжалась с того номера, на котором она закончилась в предыдущем году;
Заменить номенклатуру следующего года на копию публикуемой:
-
Да – структура публикуемой номенклатуры скопируется в номенклатуру следующего года;
-
Нет - номенклатура следующего года, если она есть, останется без изменений.
Автоматическая публикация номенклатуры
В системе существует возможность настроить автоматическую публикацию номенклатуры на будущий год. Настройки автоматической публикации номенклатуры производятся в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура (рис.4).
Рис.4. Кнопка "Автоматическая публикация"
Необходимо нажать на кнопку Автоматическая публикация, чтобы вызвать окно настроек. Для того, чтобы автоматически публиковать номенклатуру на каждый последующий год, необходимо поставить флаг в пункте Включить автоматическую публикацию номенклатуры на следующий год (рис.5).
Рис.5. Настройка автоматической публикации номенклатуры
Отправлять сообщение о публикации – возможность указать пользователей, которые будут оповещены об успешной публикации номенклатуры посредством системных сообщений.
После сохранения настроек номенклатура будет автоматически переноситься на следующий год до момента отмены автоматической публикации.
Отмена автоматической публикации
Отменить автоматическую публикацию номенклатуры можно в разделе Администрирование – Документооборот – Номенклатура. Для этого необходимо нажать на кнопку Отменить публикацию (рис.6), если в системе уже существует опубликованная номенклатура.
Рис.6. Кнопка "Отменить публикацию"
После нажатия на кнопку Отменить публикацию отобразится диалоговое окно с предупреждением о распубликации номенклатуры (рис. 7), в котором необходимо нажать на кнопку Да.
Рис.7. Диалоговое окно "Предупреждение"
После отмены публикации необходимо внести требуемые изменения в номенклатуру, после чего следует ее снова опубликовать (рис.1).
См. также:
