Справка по системе ELMA ECM+

Автоматическая нумерация документов

В системе ELMA предусмотрена возможность автоматической нумерации документов. При использовании автоматической нумерации документов, система генерирует номер документа, в соответствии с настройками, установленными для автоматической нумерации на форме создания и редактирования дела.

Для того, чтобы использовать автоматическую нумерацию документов при регистрации, на форме создания и редактирования дела в разделе Нумерация необходимо выбрать тип нумерации - Автоматическая.

Рис.1. Форма создания и редактирования дела. Тип нумерации

Для настройки автоматической нумерации документов используются следующие параметры:

Текущий номер – значение, с которого начинается нумерация зарегистрированных в данном деле документов;
Количество знаков – количество знаков в номере переменной; Например, при установленных настройках Текущий номер - 0, Количество знаков – 3, номер первого зарегистрированного документа в данном деле будет 001;
Сквозная нумерация – возможность использования сквозной нумерации с другим делом номенклатуры;
Шаблон номера - шаблон регистрационного номера документа. По умолчанию в качестве шаблона установлена переменная {$GroupIndex}, в которой хранится содержимое поля Индекс дела. В шаблоне могут быть использованы другие символы и системные переменные. Для того, чтобы вставить системную переменную, необходимо воспользоваться кнопкой и в открывшемся окне выбрать необходимую системную переменную (рис.2).

Рис.2. Окно выбора системной переменной

Для расширения списка дополнительных системных переменных необходимо добавить свойство в объект Регистрационная карточка, сохранить изменения, опубликовать объект и перезапустить сервер.

Сквозная нумерация с другим делом

При установленном флажке в пункте Сквозная нумерация с другим делом, для документов, зарегистрированных в данном деле станет доступна сквозная нумерация с документами из другого дела. Это означает, что документы из двух дел при регистрации будут нумероваться в том порядке, в котором они регистрируются - вне зависимости от того, в каком из двух дел они регистрируются.

Для организации сквозной нумерации необходимо открыть окно настроек первого дела и установить флаг Сквозная нумерация с другим делом (рис. 3). Далее необходимо выбрать второе дело (рис. 4) для сквозной нумерации нажатием на кнопку -

, кнопка -

удаляет дело из параметров сквозной нумерации (рис. 3)

Рис. 3. Окно настроек дела. Параметр "Сквозная нумерация с другим делом"

Рис.4. Окно выбора дела, для организации сквозной нумерации

Сквозную нумерацию можно настроить для нескольких дел одновременно. При этом важно помнить, что необходимо избегать зацикливания. Например, нельзя чтобы в деле Входящие договоры была настроена сквозная нумерация с делом Исходящие договоры и одновременно в деле Исходящие договоры настроена сквозная нумерация с делом Входящие договоры, в этом случае система не сможет присвоить номер документа при регистрации.

Пример автоматической нумерации документов

Настройки автоматической нумерации производятся в разделе Администрирование – Документооборот –Номенклатура.

Создадим в номенклатуре раздел Договоры. И в нем два дела Входящие договоры, Исходящие договоры.

В разделе Договоры установим в качестве индекса букву "Д" (рис. 5).

Рис. 5. Создание раздела "Договоры"

При создании дела Входящие договоры (рис. 6):

в поле Индекс с помощью кнопки выберем переменную Индекс родительской группы ({$ParentIndex} ) и через тире символы "Вх". Вместо {$ParentIndex} в регистрационном номере здесь будет отображаться буква "Д" – индекс раздела Договоры;
в поле Нумерация выбираем автоматическую нумерацию;
в поле Шаблон номера оставим переменную {$GroupIndex}, через тире с помощью кнопки выберем переменную "Регистрационная карточка" {$RegCardNumber} для того, чтобы отобразить регистрационный номер документа.

Рис. 6. Создание дела "Входящие договоры"

При создании дела Исходящие договоры установим настройки, аналогичные настройкам при создании дела Входящие договоры.

Дополнительно установим флажок Сквозная нумерация с другим делом и с помощью кнопки

выберем дело Входящие договоры.

Регистрационный номер документа, зарегистрированного в деле, настроенным таким образом будет иметь вид, представленный на рис. 7.

Рис. 7. Регистрационный номер документа, зарегистрированного в деле "Входящие договоры"

См. также:

Создание дела.