|
Поиск документов
Форма поиска документов в системе ELMA доступна для открытия из нескольких разделов. Данная форма доступна из:
-
главного меню системы путем нажатия на кнопку Документы – Поиск документов (рис. 1);

Рис. 1. Главное меню системы. Кнопка "Документы – Поиск документов"
-
левого меню раздела Документы путем нажатия на подраздел Поиск документов;

Рис. 2. Левое меню раздела "Документы". Подраздел "Поиск документов"
-
любой директории раздела Документы. В этом случае поиск документов будет осуществляться в пределах текущей папки, а не по всем документам системы ELMA.
Поиск документов в системе ELMA может быть осуществлен с помощью быстрого, расширенного или полнотекстового поиска.
Для начала выполнения быстрого поиска необходимо на форме поиска ввести слово или часть фразы, которые могут содержаться во всех строковых полях, помеченных флажком Участвуют в быстром поиске, и нажать на кнопку
или клавишу Enter на клавиатуре. Под формой поиска отобразится таблица (рис. 3) со списком найденных по введенному названию документов. Вид таблицы может быть настроен.


Рис. 3. Таблица с результатами быстрого поиска
Для начала выполнения полнотекстового поиска необходимо в разделе Документы на форме поиска ввести слово или часть фразы, которые могут содержаться как в названии документа, так и в его тексте, и нажать на кнопку
или клавишу Enter на клавиатуре.

Под формой поиска отобразится таблица (рис. 4) со списком найденных по введенному параметру документов. В результате поиска темно-желтым цветом подсвечиваются как полные совпадения словоформ, так и частичные. По умолчанию в таблице отображается 10 результатов поиска.

Рис. 4. Таблица с результатами полнотекстового поиска
Для начала выполнения расширенного поиска необходимо нажать на ссылку Расширенный поиск на форме быстрого поиска. В открывшейся форме (рис. 5) необходимо заполнить требуемые поля и нажать на кнопку Найти документы.

Рис. 5. Форма расширенного поиска документов
Поиск по всем папкам (в том числе Мои документы) – поиск документов по всему хранилищу документов, в том числе и во вложенных папках. Данный флажок установлен по умолчанию. При выборе родительской папки флажок снимается автоматически.
Вести поиск иерархически (с учетом подпапок) – поиск документов в выбранной родительской папке, в том числе в ее вложенных папках.
Панель Атрибуты документа содержит следующие поля:
Тип объектов – поле выбора типа документа из выпадающего списка. Также может быть выбрано несколько типов документа. В зависимости от типа документа на форму поиска могут быть добавлены дополнительные поля.
Включить в результат поиска зашифрованные документы:
Название – наименование искомого документа.
Автор – пользователь системы ELMA, создавший искомый документ. Может быть выбрано несколько пользователей.
Дата создания – дата и/или время создания искомого документа. Необходимо указать начальные и конечные даты и/или время создания документа. Кроме того, доступен поиск по относительным датам.
Отключить учет архива:
-
Да – в результаты поиска будут включены документы, находящиеся в архиве. В ссылках на карточки документов, находящихся в архиве, будет отображена метка [Архив];
Дата изменения – дата и/или время внесения изменений в искомый документ. Аналогично полю Дата создания.
Изменения внес – пользователи системы ELMA, изменявшие искомый документ. Может быть выбрано несколько пользователей.
В архиве:
-
Да – осуществление поиска только по архиву документов. В ссылках на карточки найденных документов будет отображена метка [Архив];
-
Да – поиск документов, для которых атрибут Документ в ответ не заполнен.
-
Нет – поиск документов, для которых заполнен атрибут Документ в ответ.
Статус ЖЦ – поле выбора из выпадающего списка статуса жизненного цикла документа из справочника Статус жизненного цикла документа.
Заданные настройки поиска могут быть сохранены как параметры для фильтрации в папке-фильтре. Для этого необходимо нажать на кнопку Сохранить как фильтр.
При наличии активированного приложения ELMA ECM+ на форме расширенного поиска документов доступны дополнительные панели с параметрами поиска.
См. также: