|
Работа с версиями через ELMA Агент
-
в любой директории раздела Документы в контекстном меню документа в таблице со списком документов (рис. 1);

Рис. 1. Раздел "Документы". Контекстное меню документа

Рис. 2. Карточка документа. Вкладка "Общая информация". Блок "Текущая версия"
-
в карточке документа на вкладке Версии в контекстном меню версии документа в таблице со списком всех версий документа (рис. 3);

Рис. 3. Карточка документа. Вкладка "Версии". Контекстное меню версии документа
Данная кнопка меню содержит выпадающий список, позволяющий выполнить следующие действия:
-
блокировать и изменить текущую версию документа;
-
изменить текущую версию документа;
-
создать новую версию документа из выбранной версии;
-
сравнить версии документов.
Набор кнопок у каждого пользователя может отличаться в зависимости от прав доступа к документу.
Блокировка версии документа, открываемой пользователем для редактирования, позволяет избежать конфликтов в системе ELMA при одновременной попытке нескольких пользователей внести и сохранить изменения в один и тот же документ.
Для выполнения блокировки и изменения текущей версии документа необходимо в контекстном меню документа нажать на кнопку ELMA Агент – Блокировать и изменить. Используемая версия документа приобретет статус "Заблокирована", и при наличии у пользователя локально установленного стандартного приложения для просмотра и редактирования документов текущего формата, документ будет открыт для редактирования в данном приложении. В ELMA Агенте также будет отображена информация о блокировке версии документа (рис. 4).

Рис. 4. Сообщение в ELMA Агенте о блокировке версии документа
Также данный документ может быть открыт для редактирования путем нажатия на кнопку Открыть в сообщении ELMA Агента в разделе Рабочие (рис. 5).

Рис. 5. Сообщение в ELMA Агенте о редактировании версии документа
Отменить изменения – закрытие текущей версии документа без изменений.
После окончания редактирования документа и его сохранения в ELMA Агенте в разделе Рабочие отобразится сообщение (рис. 6), в котором необходимо выбрать дальнейшее действие с данным документом.

Рис. 6. Сообщение в ELMA Агенте о возможности выбора дальнейшего действия
Сохранить – сохранение отредактированной версии документа и ее блокировки. Текущей версии документа автоматически присваивается статус "Текущая".
Примечание
Если в процессе редактирования документа у пользователя были изъяты права на редактирование документа, вместо кнопки Сохранить отобразится предупреждение "Нет прав на редактирование документа".
|
Отменить изменения – закрытие текущей версии документа без изменений. Блокировка также может быть снята с версии документа путем нажатия в контекстном меню документа со статусом "Заблокирована" на кнопку Разблокировать.
В случае, если при сохранении документа в ELMA Агенте отсутствовало соединение с сервером (например, произошла внеплановая остановка/перезапуск сервера или отсутствовал доступ к сети Интернет), в области уведомлений рабочего стола отобразится сообщение о возникшей ошибке при попытке сохранения документа (рис. 7).

Рис. 7. Оповещение об ошибке сохранения документа
При этом измененная версия документа не будет загружена на сервер ELMA (т.е. не будет отображена в карточке документа в веб-приложении), но останется доступной для дальнейшей работы в ELMA Агенте на вкладке Рабочие.
Для сохранения измененной версии документа на сервере необходимо:
-
после восстановления соединения с сервером обновить список документов в разделе Рабочие, нажав на значок
;
-
сохранить требуемую версию документа, нажав на кнопку Сохранить (рис. 6).
Изменение версии документа доступно пользователю без блокировки текущей версии документа. Принципы редактирования и сохранения версии документа аналогичны принципам, описанным выше.
В данном случае различие заключается только в том, что при одновременном редактировании и загрузке одной версии документа несколькими пользователями, возникнет конфликт в системе ELMA. Успешное сохранение и загрузка версии будут осуществлены только последним пользователем, сохранившим документ (т.е. изменения в версии документа будут внесены пользователем, запрос которого был отправлен на сервер последним).
ELMA Агент позволяет создать новую версию документа на основе существующей.
Для этого необходимо в контекстном меню документа нажать на кнопку ELMA Агент – Новая версия (из выбранной). При наличии у пользователя локально установленного стандартного приложения для просмотра и редактирования документов текущего формата, документ будет открыт для редактирования в данном приложении. В файл необходимо внести изменения и сохранить их. В системе ELMA будет создана новая версия документа со статусом "Черновик". Исходная версия документа останется без изменений.
Блокировка выбранной версии документа и создание новой на основе выбранной
ELMA Агент позволяет создать новую версию документа на основе выбранной, при этом осуществляется блокировка выбранной версии – это позволяет избежать конфликтов в системе ELMA при одновременной попытке нескольких пользователей внести изменения в одну и ту же версию документа.
Для выполнения блокировки и создания новой версии на основе выбранной необходимо выбрать пункт Блокировать и создать из меню кнопки ELMA Агент. Выбранная версия документа приобретет статус "Заблокирована", и, при наличии у пользователя локально установленного приложения для просмотра и редактирования документов текущего формата, документ будет открыт для редактирования в данном приложении. В файл необходимо внести требуемые изменения и сохранить их. В системе ELMA будет создана новая версия документа, статус новой версии будет аналогичен статусу исходной версии, в случае если исходная версия имела статус "Текущая", то новая версия документа приобретет статус "Текущая", а исходная версия документа приобретет статус "Устаревшая". Следует отметить, что исходная версия останется без изменений.
ELMA Агент позволяет сравнивать между собой несколько версий документов с расширением .doc и .docx.
Для сравнения нескольких версий одного документа необходимо в контекстном меню документа нажать на кнопку ELMA Агент – Сравнить. В открывшемся диалоговом окне (рис. 8) необходимо выбрать основной документ и документ для сравнения. Для начала сравнения необходимо нажать на кнопку Сравнить.

Рис. 8. Окно выбора версий для сравнения
В приложении Microsoft Word в одном окне будут одновременно открыты обе сравниваемые версии документа, а также будут отображены исправления в данных версиях. При этом открытый документ будет иметь наименование Результаты сравнения.
Следует отметить, что сравнение документов будет выполнено только при наличии у пользователя локально установленного приложения Microsoft Word.
См. также: