Для назначения замещения необходимо в разделе Администрирование – Пользователи – Замещения нажать на кнопку Добавить замещение (рис. 1), расположенную в верхнем меню.
Рис. 1. Раздел "Администрирование – Пользователи – Замещения". Кнопка "Добавить замещение"
На открывшейся странице (рис. 2) необходимо заполнить требуемые поля и нажать на кнопку Сохранить. Новое замещение будет добавлено в таблицу данных на странице Замещения.
Рис. 2. Страница создания замещения
Блок "Общая информация"
Замещаемый * – поле выбора замещаемого пользователя. Данное поле является обязательным для заполнения.
Замещающий * – поле выбора замещающего пользователя. Данное поле является обязательным для заполнения.
Дата начала *, Дата завершения * – даты начала и конца замещения. Данные поля являются обязательными для заполнения. По умолчанию при создании и/или редактировании замещения в качестве даты начала и даты завершения не может быть указана уже прошедшая дата. Следует отметить, что при редактировании активного на текущую дату замещения, дата начала замещения будет доступна только для чтения.
Дублировать сообщения – возможность включения функции дублирования уведомлений по входящим задачам, которые были переназначены в рамках замещения:
-
Да – сообщения, приходящие замещаемому пользователю, будут также продублированы замещающему его пользователю. Следует отметить, что сообщения по вложенным в задачу документам продублированы не будут. Для получения уведомлений по вложенным в задачу документам замещающему пользователю требуется подписаться на необходимый документ;
-
Нет – замещающий пользователь не будет получать сообщения, приходящие замещаемому пользователю.
Предварительное замещение * – количество рабочих дней до даты начала замещения, за которое будет осуществлено переназначение вновь создаваемых задач, в т.ч. задач по процессу, на замещающего пользователя. Данное поле является обязательным для заполнения.
Блок "Задачи"
Переназначить активные задачи – возможность переназначить активные задачи Замещаемого:
-
Да – переназначение активных задач с замещаемого пользователя на замещающего. В случае, если переключатель установлен в данное положение, открываются следующие поля (рис. 3):
Задачи распределяет – пользователь, ответственный за переназначение задач замещаемого.
Данные поля являются обязательными для заполнения;
-
Нет – уведомления по входящим задачам будет получать только замещающий пользователь.
Права на чтение/просмотр документов – возможность автоматической выдачи замещающему пользователю прав на документы, приложенные к задачам:
-
Да – при переназначении задачи, содержащей документ, замещающему пользователю автоматически будут выданы права на данный документ
уровня Просмотр/загрузка;
-
Нет – при переназначении задачи, содержащей документ, замещающему пользователю не будут выданы права на документ.
Выдача прав доступа к документам – возможность автоматической выдачи замещающему пользователю прав
уровня Выдача прав на документы, приложенные к задачам:
-
Да – при переназначении задачи, содержащей документ, замещающему пользователю автоматически будут выданы права на данный документ
уровня Выдача прав. В случае установки данного переключателя автоматически устанавливается переключатель
Права на чтение/просмотр документов в положение
Да (если ранее не был установлен);
-
Нет – при переназначении задачи, содержащей документ, замещающему пользователю не будут выданы права на выдачу прав к данному документу.
Рис. 3. Страница создания замещения. Блок "Задачи"
Блок "Задачи документооборота"
Данный блок целесообразно использовать в том случае, когда замещающему пользователю требуется выдать права на документы только в рамках работы с
задачами документооборота (при этом настройки в блоке
Задачи не используются).
Права на чтение/просмотр документов в задачах документооборота – возможность автоматической выдачи замещающему пользователю прав на документы, отправленные на
ознакомление/
согласование замещаемому пользователю:
-
Да – при переназначении задачи ознакомления/согласования замещающему пользователю автоматически будут выданы права на данный документ
уровня Просмотр/загрузка;
-
Нет – при переназначении задачи ознакомления/согласования замещающему пользователю не будут выданы права на документ.
Выдача прав доступа к документам в задачах документооборота – возможность автоматической выдачи замещающему пользователю прав
уровня Выдача прав на документы, отправленные на
ознакомление/
согласование замещаемому пользователю:
-
Да – при переназначении задачи ознакомления/согласования замещающему пользователю автоматически будут выданы права на данный документ
уровня Выдача прав. В случае установки данного переключателя автоматически устанавливается переключатель
Права на чтение/просмотр документов в задачах документооборота в положение
Да (если ранее не был установлен);
-
Нет – при переназначении задачи ознакомления/согласования замещающему пользователю не будут выданы права на выдачу прав к данному документу.
Блок "Задачи KPI"
Данный блок позволяет установить, будут ли замещающему пользователю передаваться права на
показатели в задачах сбора данных.
-
Да – при переназначении задачи сбора данных замещающему пользователю будут выданы права на показатели.
-
Нет – при переназначении задачи сбора данных замещающему пользователю не будут выданы права на показатели.
Переназначение активных задач замещаемого пользователя
Пользователю, который является ответственным за переназначение активных задач замещаемого (рис. 3), поступает соответствующая задача. Карточка задачи переназначения активных задач замещаемого пользователя выглядит следующим образом (рис. 4):
Рис. 4. Страница задачи переназначения активных задач
Данная страница содержит в себе вкладку О задаче, на которой отображается срок выполнения данной задачи, замещаемый, заместитель, а также срок замещения.
Ниже расположен блок Задачи, в котором содержатся все активные задачи (все задачи со сроками, пересекающимися с периодом замещения), которые необходимо переназначить. Просроченные задачи не отображаются в данном списке, они должны быть проверены или переназначены замещаемым самостоятельно.
В столбце Исполнитель осуществляется выбор пользователя, на которого необходимо переназначить активные задачи. По умолчанию указан Заместитель. В том случае, если в системе созданы правила автоматического замещения, в данном поле будут указаны исполнители в соответствии с установленными правилами.
Активность флажков
Права на чтение/просмотр документов и
Выдача прав доступа к документам отображается в зависимости от настроек, установленных в блоке
Задачи (
рис. 3) при создании замещения. По умолчанию данные флажки установлены. При необходимости пользователь может ограничить права на документы отдельно для каждой задачи, сбрасывая соответствующие флажки справа от названия задачи.
Для каждого пользователя в системе может быть создано только одно замещение (в рамках одного периода пользователь может замещаться только один раз). В случае, если на дату нового замещения для замещаемого уже было запланировано замещение ранее, появится соответствующее уведомление об ошибке (рис. 5). Необходимо изменить даты для сохранения данного замещения.
Рис. 5. Страница создания замещения. Ошибка назначения замещения
Следует отметить, что при завершении замещения все переназначенные задачи, которые не были выполнены замещающим (активные задачи), не будут возвращены замещаемому пользователю (данные задачи останутся в списке задач замещающего).
Работа с документами при их отправке на ознакомление/согласование замещаемому пользователю
Процедура отправки документа на ознакомление/согласование замещаемому пользователю полностью аналогична процедуре отправки документа обычному пользователю. При этом, в случае отсутствия у замещаемого пользователя прав на документ, будет отображено диалоговое окно Предоставление прав доступа (рис. 6). В данном окне необходимо установить флажки на требуемые уровни прав и нажать на кнопку Сохранить права доступа.
Рис. 6. Диалоговое окно "Предоставление прав доступа"
Информация о замещении (замещающий и замещаемый пользователи) будет отображена в карточке документа на вкладке Ознакомление/Согласование на панели Лист ознакомления/Лист согласования (рис. 7). Замещаемый пользователь будет указан в скобках в качестве первого исполнителя.
Рис. 7. Лист ознакомления. Информация о замещении
Рис. 8. Панель истории работы с задачей
Следует отметить, что в сформированном листе ознакомления/согласования также будет указан замещаемый пользователь (рис. 9).
Рис. 9. Экспортированный лист ознакомления при активном замещении
См. также:
