В карточке документа отображается полная информация о текущем документе. В зависимости от типа документа набор атрибутов карточек различных документов и их вид могут различаться.
Для открытия карточки электронного документа необходимо в любой директории раздела Документы нажать на название требуемого документа.
На рис. 1 приведен пример карточки электронного документа.
Рис. 1. Карточка электронного документа
Любой документ, на который текущий пользователь имеет соответствующие права доступа, может быть добавлен в Избранное для обеспечения быстрого доступа к нему с помощью следующих кнопок, расположенных слева от наименования карточки документа:
– кнопка для добавления текущего документа в Избранное. При добавлении документа в Избранное кнопка меняется на .
– кнопка для удаления документа из Избранного. При удалении документа из Избранного кнопка меняется на .
В системе ELMA пользователь может подписаться на определенный документ для отслеживания за его изменений. Подробнее о подписке на документ см. соответствующий раздел справки.
При нажатии на кнопку Отправить или на пиктограмму появляется выпадающее меню, которое предлагает выбрать следующие действия:
Обсуждение документа – отправка сообщения по документу пользователям или в информационный канал. Просмотр истории обсуждения доступен на панели истории действий в карточке документа;
Вложить в задачу – открытие страницы создания задачи. Текущий электронный документ будет автоматически прикреплен к данной задаче. При этом в теме задачи будет автоматически указано название документа. Задачи, в которые вложен данный документ, отображаются в карточке документа на вкладке Задачи.
При нажатии на кнопку Действия или на пиктограмму появляется выпадающее меню, которое предлагает выбрать следующие действия:
Добавить комментарий – добавление комментария к документу. Комментарии к документу отображаются на вкладке Общая информация на панели истории работы с документом и на вкладке История при нажатой кнопке Комментарии;
Задать вопрос – возможность задания вопроса по документу. Вопросы по документу и ответы на них отображаются на вкладке Общая информация на панели истории работы с документом и на вкладке История при нажатой кнопке Вопросы;
Переименовать – возможность переименования документа. В открывшемся диалоговом окне необходимо ввести новое название документа и нажать на кнопку Переименовать. Кнопка доступна в случае, если текущий пользователь имеет уровень прав "Редактирование" и выше к данному документу;
Переместить – возможность перемещения документа в другую папку. В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать папку для перемещения и нажать на кнопку Переместить. Кнопка доступна в случае, если текущий пользователь имеет уровень прав "Редактирование" и выше к данному документу.
Копировать – копирование документа. Открывшаяся страница аналогична странице создания электронного документа. Набор атрибутов данной страницы зависит от типа документа. Поля автоматически заполняются значениями как у копируемого объекта, но могут быть изменены. Для сохранения внесенных изменений следует нажать на кнопку Сохранить.
Создать ссылку – создание ссылки на документ в определенной папке, указанной пользователем.
Отправить в архив – возможность отправки документа в архив. В открывшемся диалоговом окне необходимо подтвердить отправку документа в архив путем нажатия на кнопку Да. Возможность доступна только при наличии у текущего пользователя прав на полный доступ к документу, а также права на редактирование родительской папки, в которой располагается документ.
Просмотр подписок – возможность просмотра, добавления или удаления подписчиков на документ.
Конвертировать документ – преобразование документа в другой тип. При нажатии кнопкой мыши на данную кнопку будет открыто диалоговое окно, в котором необходимо выбрать конечный тип преобразования и нажать кнопкой мыши на кнопку Преобразовать. По умолчанию данная кнопка доступна только администратору системы ELMA. Права доступа назначаются администратором системы в разделе Администрирование – Документооборот – Права доступа к модулю "Документооборот" – Доступ к преобразованию документов.
Создание нового электронного документа и его привязка к текущему документу.
Часть вкладок содержит информацию, добавленную на этапе создания документа.
Активная вкладка подсвечена белым цветом. Для перехода между вкладками необходимо нажать на наименование требуемой вкладки.
Вкладка "Общая информация"
На данной вкладке отображены:
разделы Атрибуты документа и Дополнительная информация с полями, заполненными на этапе создания документа;
блок Статус документа (рис. 2), в котором отображается информация о текущем статусе документа с возможностью изменить данный статус в соответствии с настройками жизненного цикла данного типа документа. Данный блок отображается только в том случае, если в карточке типа документа установлены соответствующие настройки;
Рис. 2. Карточка электронного документа. Блок "Статус документа"
блок Текущая версия с возможностью скачивания текущей версии документа и работы с ней с помощью ELMA Агента;
панель истории работы с документом. Содержимое данной панели аналогично содержимому вкладки История.
Пример вкладки Общая информация представлен на рис. 1.
Информация в некоторых полях является гиперссылкой, т.к. она является элементом определенного справочника или папки. При нажатии на такое поле откроется соответствующая страница системы ELMA.
Вкладка "Предпросмотр"
Данная вкладка обеспечивает возможность быстрого просмотра содержимого текущей версии документа в веб-приложении. Наполнение вкладки Предпросмотр может изменяться в зависимости от типа просматриваемого файла. Подробнее о возможности предпросмотра см. соответствующий раздел справки.
Вкладка "Версии"
На данной вкладке в таблице отображаются все версии текущего документа, а также могут быть добавлены новые версии. Данная таблица может быть настроена. Подробнее о вкладке Версии см. соответствующий раздел справки.
Вкладка "Связи"
На данной вкладке в таблице отображаются все документы, связанные с текущим, а также могут быть добавлены новые связи. Данная таблица может быть настроена. Подробнее о вкладке Связи см. соответствующий раздел справки.
Вкладка "Доступ"
На данной вкладке в таблицах Права родительской папки и Дополнительные права отображаются все пользователи, имеющие определенные права доступа к текущему документу. На данной вкладке пользователи с полными правами доступа имеют возможность назначения прав доступа другим пользователям системы ELMA. Подробнее о вкладке Доступ см. соответствующий раздел справки.
Вкладка "Задачи"
На данной вкладке в таблице отображаются все задачи, в которые вложен текущий документ. Данная таблица может быть настроена.
.
появляется выпадающее меню, которое предлагает выбрать следующие действия:
