Архив документов – это раздел системы ELMA, содержащий в себе неактуальные, устаревшие или неиспользуемые документы, которые были отправлены пользователями в Архив (рис. 1). У всех архивных документов в ссылке на карточку документа отображается метка [Архив].
Рис. 1. Подраздел "Архив"
Архив документов в системе ELMA располагается в разделе Документы.
Подраздел Архив отображается у пользователей при наличии прав доступа на папку Архив уровня "Просмотр/Загрузка". Для отправки документа в Архив пользователь должен иметь полные права доступа на данный документ, а также права на редактирование родительской папки, в которой располагается документ.
По умолчанию полные права доступа к архиву документов имеет администратор системы ELMA. Следует отметить, что пользователи с полными правами доступа на архив могут назначать права на него другим пользователям.
-
при установке на форме расширенного поиска переключателя Отключить учет архива в положение Да. В результатах поиска будут отображены все документы, удовлетворяющие условиям поиска, в том числе находящиеся в архиве;
-
при установке на форме расширенного поиска переключателя В архиве в положение Да. В результатах поиска будут отображены только документы, находящиеся в архиве.
Перемещение документов в архив
Документ может быть помещен в архив несколькими способами. Для этого необходимо:
Рис. 2. Контекстное меню документа. Кнопка "Поместить в архив"
Рис. 3. Карточка документа. Кнопка "Действия – Отправить в архив"
-
в любой директории раздела Документы установить флажки на требуемые документы и в верхнем меню нажать на кнопку Выбранные – Отправить документы в архив (рис. 4).
Рис. 4. Папка "Мои документы". Кнопка "Действия – Отправить документы в архив"
В открывшемся диалоговом окне (рис. 5) необходимо подтвердить перемещение документа в Архив путем нажатия на кнопку Да.
Рис. 5. Диалоговое окно подтверждения отправки документа в архив
В том случае, если по данному документу есть открытые задачи, будет выведено диалоговое окно с вариантами действий, которые можно выполнить с данными задачами (рис. 6).
Рис. 6. Окно выбора действий с задачами по документу, отправляемому в архив
Оставить задачи как есть – оставить задачи по документу открытыми. После отправки документа в архив активные задачи по данному документу будут доступны пользователям.
Закрыть задачи – закрыть все задачи по документу.
Отмена – отменить отправку документа в архив.
Документ будет перемещен в Архив. В карточке документа отобразится дополнительный блок В архиве (рис. 7).
Рис. 7. Карточка документа. Блок "В архиве"
Любая ссылка (например, ссылка на панели истории по задаче) на карточку документа, находящегося в архиве , содержит метку [Архив] (рис. 8).
Рис. 8. Карточка документа. Ссылка на документ, находящийся в архиве
Восстановление документов из архива
Документ может быть восстановлен из Aрхива несколькими способами. Для этого необходимо:
Рис. 9. Контекстное меню документа. Кнопка "Вернуть из архива"
-
в верхнем меню карточки документа нажать на кнопку Действия – Вернуть из архива (рис. 10);
Рис. 10. Карточка документа. Кнопка "Действия – Вернуть из архива"
В открывшемся диалоговом окне (рис.10) необходимо подтвердить восстановление документа из Архива путем нажатия на кнопку Да.
Рис. 11. Диалоговое окно подтверждения восстановления документа из архива
Документ будет восстановлен в ту папку, в которой располагался ранее. В истории документа отобразятся соответствующие записи о помещении данного документа в архив и его восстановлении.
Удаление документов из системы ELMA, расположенных не в Архиве, не предусмотрено. Если требуется удалить документ, то предварительно необходимо переместить его в архив и удалить из архива. Для удаления документов из системы ELMA пользователь должен обладать соответствующими правами доступа. По умолчанию права на удаление документов имеет только администратор системы, который может также назначить права на удаление документов другим пользователям системы. Права назначаются в разделе Администрирование – Пользователи – Настройки доступа – Глобальные настройки доступа – Документооборот – Удаление документов .
Документ может быть удален из архива несколькими способами. Для этого необходимо:
Рис. 12. Контекстное меню документа. Кнопка "Удалить"
Рис. 13. Карточка документа. Кнопка "Действия – Удалить документ"
-
в Архиве установить флажки на требуемые документы и в верхнем меню нажать на кнопку Выбранные – Удалить объекты (рис. 14).
Рис. 14. Подраздел "Архив". Кнопка "Действия – Удалить объекты"
В открывшемся диалоговом окне (рис. 15) необходимо подтвердить удаление документа из Архива путем нажатия на кнопку Удалить.
Рис. 15. Диалоговое окно подтверждения удаления документа из архива
Документ будет удален из системы ELMA.
См. также:
