Создание электронного документа

Электронный документ (документ ELMA) – это совокупность данных (атрибутов документа, его версий и других данных карточки документа). Документы располагаются в хранилище документов и служат для хранения и систематизации информации, а также для ее передачи, изменения, сортировки и т. д. Карточка документа содержит полную информацию об электронном документе (общую информацию, файлы версий, права доступа, задачи по документу и др.).

Электронный документ в системе ELMA может быть создан несколькими способами. Для этого необходимо:

на главной странице системы в верхнем меню нажать на кнопку Создать документ (рис. 1);

Рис. 1. Кнопка "Создать документ" в верхнем меню системы ELMA

в главном меню системы нажать на кнопку Создать документ (рис. 2);

Рис. 2. Кнопка "Создать документ" в главном меню системы ELMA

в разделе Документы в любой папке нажать на кнопку Документ или Документ – Создать документ (рис. 3);

Рис. 3. Кнопка "Документ – Создать документ" в разделе "Документы"

В открывшемся диалоговом окне (рис. 4) необходимо выбрать тип создаваемого документа.

Рис. 4. Диалоговое окно выбора типа документа

Тип документа может быть выбран несколькими способами:

в выпадающем списке путем нажатия на кнопку . В данном списке отображаются все типы документов, существующие в системе, с учетом прав доступа текущего пользователя. Для перехода к следующему шагу необходимо нажать на кнопку Создать;
ниже формы выбора типа документа нажать на один из пяти последних использованных типов документов.

Типы документов создаются в Дизайнере ELMA.

После выбора типа создаваемого документа будет открыта страница создания документа. Формы создания документа, набор и порядок расположения полей на них могут различаться и зависят от настроек типа документа.

Например на рис. 5 приведен пример создания документа типа "Акт", а на рис. 6 – типа "Веб-документ".

Рис. 5. Страница создания документа типа "Акт"

Рис. 6. Страница создания документа типа "Веб-документ"

Поля, отмеченные жирным шрифтом и пиктограммой * являются обязательными для заполнения.

Страница создания документа состоит из нескольких разделов.

1. Раздел атрибутов документа (рис. 5). В данном разделе располагаются атрибуты документа, определяемые в Дизайнере ELMA.

2. Раздел Общая информация:

Название * – название создаваемого документа. Поле является обязательным для заполнения. Название может быть введено пользователем вручную или автоматически сформировано, если для него в Дизайнере ELMA настроен шаблон. При ручном вводе допускается использование фигурных скобок только в том случае, если они содержат названия переменных. Например, Документ {$Document.CreationDate}. В остальных случаях, при написании фигурных скобок в названии документа, система сообщит об ошибке.
Родительская папка – папка, в которую будет помещен созданный документ.

При создании документа из определенной папки путь до данной папки будет автоматически подставлен в поле Родительская папка (при наличии у текущего пользователя соответствующих прав доступа).

При отсутствии у текущего пользователя прав на данную папку уровня "Создание документов" и выше в поле Родительская папка будет подставлен путь до папки Мои документы. При этом на странице будет отображено соответствующее уведомление (рис. 7).

Рис. 7. Уведомление об отсутствии прав на сохранение документа в определенной папке

Также по умолчанию при создании документа с помощью кнопки Создать документ, расположенной в верхнем или главном меню системы, в поле Родительская папка будет подставлен путь до папки Мои документы.

Кроме того, при создании документа может быть указана другая папка (отличная от папки, из которой создается документ) – это возможно в том случае, если в типе документа указана папка по умолчанию (в типе документа на вкладке Общие настройки в разделе Администрирование – Документооборот – Типы документов).

Изменение родительской папки при создании документа может быть недоступно в том случае, если в типе документа на вкладке Общие настройки в блоке Папка по умолчанию установлен флажок Не позволять менять папку по умолчанию. Данная настройка выполняется администратором системы в разделе Администрирование – Документооборот – Типы документов.

Если при нажатии на кнопку Сохранить поле Родительская папка не заполнено, документ по умолчанию помещается в папку Мои документы текущего пользователя, и на странице отображается соответствующее уведомление (рис. 8). Кроме случаев, когда для типа документа предусмотрена папка по умолчанию (в данном случае документ будет помещен в указанную по умолчанию папку).

Рис. 8. Уведомление о сохранении документа в папку "Мои документы"

Наследовать права родительской папки – возможность автоматического наследования документом прав доступа папки, в которой он будет создан.

3. Раздел Версия. К карточке документа может быть прикреплен файл с компьютера или со сканера:

Прикрепить файл с компьютера, Прикрепить файл со сканера – возможность прикрепления файла к создаваемому документу;
Сделать текущей:

Да – прикрепленная версия документа будет сохранена как "Текущая";

Нет – прикрепленная версия документа будет сохранена как "Черновик".

При выборе одного из значений в поле Сделать текущей система запомнит последний выбор пользователя, т.е. данное значение будет автоматически выбрано при следующем создании документа. При необходимости автоматически выбранное значение может быть изменено.

4. Раздел Дополнительно:

Описание – описание создаваемого документа.

Разделы Общая информация, Версия и Дополнительно располагаются на форме создания всех типов документов.

Для сохранения внесенных изменений необходимо в верхнем меню системы нажать на кнопку Сохранить.

Создание документа с помощью технологии Drag-n-Drop

Документы в системе ELMA могут быть созданы с помощью технологии Drag-n-Drop (рис. 9), т.е. путем захвата необходимого файла и перетаскиванием его из проводника операционной системы пользователя в определенную папку системы ELMA.

Рис. 9. Создание документа с помощью технологии Drag-n-Drop

Для создания документа с помощью технологии Drag-n-Drop необходимо открыть проводник операционной системы и папку в системе ELMA, в которой будет создаваться документ. В окне проводника операционной системы необходимо выделить требуемый файл и путем нажатия и удерживания данного файла следует перетащить его на страницу папки системы ELMA (рис. 9).

В системе ELMA будет создан документ определенного типа, указанного в настройках создания документов через Drag-n-Drop. По умолчанию с помощью Drag-n-Drop создаются документы типа Файл. Подробнее о настройках создания документов через Drag-n-Drop см. соответствующий раздел справки.

См. также: