В данном разделе отображаются все доступные пользователю документы. Под хранилищем документов подразумевается централизованная система хранения электронных документов и папок, обеспечивающая быстрый доступ и работу пользователя с требуемой информацией, а также возможность просмотра истории работы с документом, установки ограничения прав доступа пользователей к определенным документам и папкам и т.д..
Электронный документ (документ ELMA) – это совокупность данных (атрибутов документа, его версий и других данных карточки документа). Документы располагаются в хранилище документов, и служат для хранения и систематизации информации, а также для ее передачи, изменения, сортировки и т.д.. Карточка документа содержит полную информацию об электронном документе (общую информацию, файлы версий, права доступа, задачи по документу и др.).
Работа с разделом Документы доступна только пользователям с соответствующими правами доступа. Права назначаются администратором системы в разделе Администрирование – Пользователи – Настройки доступа – Глобальные настройки доступа – Документооборот – Доступ к модулю “Документы”. Подробнее о назначении прав доступа см. соответствующий раздел справки.
На рис. 1 представлен пример раздела Документы.
Рис. 1. Раздел "Документы"
При переходе в раздел Документы по умолчанию открывается домашняя страница, содержащая левое и верхнее меню, а также рабочую область. В рабочей области по умолчанию располагаются портлеты "Поиск документов" и "Последняя активность".
Расширенные возможности при работе с электронными документами (работа с типами и маршрутами документов, ЭЦП (электронно-цифровой подписью) и РКК (регистрационно-контрольными карточками)) доступны при установке приложения ECM+.
Левое меню раздела
По умолчанию в левом меню (рис. 2) отображаются:
ссылка Документы – переход на домашнюю страницу раздела Документы;
подраздел Поиск документов– переход на страницу Поиск документов, содержащую форму поиска документов. Поиск документов в системе ELMA может быть осуществлен с помощью быстрого, расширенного или полнотекстового поиска;
подраздел Мои документы– переход на страницу Мои документы, содержащую все документы текущего пользователя и раздел Избранное;
подраздел Общие папки– переход на страницу Общие папки, содержащую общие папки и документы, на которые текущий пользователь обладает правами не ниже уровня правПросмотр/Загрузка.
подраздел Архив– переход на страницу Архив, содержащую все документы системы ELMA, отправленные пользователями в архив.
Рис. 2. Левое меню домашней страницы
Быстрый переход по разделам может быть осуществлен путем нажатия на название раздела.
Верхнее меню раздела
По умолчанию в верхнем меню располагается кнопка Создать документ. Подробное описание процедуры создания документа см. в соответствующем разделе справки.
Навигация по папкам
Как правило, в системе может быть большая иерархия вложенных папок, содержащих различные документы. Полная информация о вложенности папок отображается в навигационной цепочке, расположенной в верхней части страницы (рис. 3) ниже названия текущей папки.
Осуществить переход к просмотру содержимого предыдущей папки (в которую вложена текущая папка) можно нажатием на кнопку …\(на уровень выше) (рис. 3). Для того, чтобы открыть определенную папку из текущей навигационной цепочки, можно воспользоваться соответствующими ссылками на папки.
Рис. 3. Раздел "Документы"
Навигация по папкам доступна только при наличии прав доступа на запрашиваемую папку. В случае отсутствия доступа к папке при попытке перехода к ней будет отображена форма (рис. 4), содержащая текст ошибки, а также список пользователей, которые могут предоставить доступ к данной папке.
