Связи с другими документами
Работа со связями электронного документа осуществляется в карточке электронного документа на вкладке Связи. Справа от наименования вкладки располагается цифра, обозначающая количество связей у текущего документа.
На рис. 1 приведен пример отображения вкладки Связи.
Рис. 1. Карточка электронного документа. Вкладка "Связи"
На данной вкладке располагаются:
-
кнопка Добавить связи , при нажатии на которую открывается диалоговое окно Добавить связанные документы;
-
таблица, в которой отображаются все документы, связанные с текущим.
В таблице справа от каждой связи располагаются следующие кнопки:
– редактирование названия связи;
– удаление связи с текущим документом.В системе ELMA связь между документами может быть установлена несколькими способами (рис. 2):
Рис. 2. Кнопки для добавления связанного документа
Создание связанного документа
Для прикрепления к документу в качестве связи нового документа необходимо в верхнем меню карточки документа нажать на кнопку Связанный документ . При нажатии на данную кнопку будет открыто окно создания связанного документа. Далее созданный документ будет автоматически связан с текущим документом.
Прикрепление существующего документа
Для прикрепления к документу в качестве связи уже существующего в системе документа и/или нового необходимо в верхней части вкладки Связи нажать на кнопку Добавить связи. В открывшемся диалоговом окне (рис. 3) необходимо заполнить требуемые поля и нажать на кнопку Добавить.
Рис. 3. Окно "Добавить связанные документы"
Имя связи * – наименование создаваемой связи. Поле является обязательным для заполнения.
Документы * – поле выбора требуемого документа (может быть выбрано несколько документов). Документ может быть выбран из выпадающего списка или путем нажатия на кнопку 
, а также может быть создан новый документ с помощью кнопки 
. Для удаления выбранного документа из списка необходимо нажать на кнопку 
.
При нажатии на кнопку Из файла откроется диалоговое окно создания документа из файла (рис.4).
Рис. 4. Окно "Создать документ из файла"
Данное окно содержит следующие поля:
-
Файл * – файл документа, загружаемый с локального компьютера пользователя;
-
Папка * – папка, в которую будет помещен созданный документ. Папка может быть выбрана путем нажатия на кнопку . Для удаления выбранной папки необходимо нажать на кнопку 
;
-
Копировать права доступа – возможность автоматического наследования документом прав доступа того документа, в котором создается связь.
После внесения необходимых изменений требуется нажать на кнопку Создать документ. Созданный документ будет отображен в общем списке ниже поля Документы (рис.3).
В случае, если включена настройка Синхронизация прав при создании связей с документами в разделе Администрирование – Документооборот – Настройки модуля "Документооборот" – Настройки документов , при добавлении документа откроется диалоговое окно Права доступа (рис. 5). Окно синхронизации появляется в том случае, если у связываемых документов отличаются права доступа.
Рис. 5. Диалоговое окно "Права доступа"
В данном окне необходимо указать требуемые уровни прав доступа для пользователей. Пользователи по умолчанию имеют права на Просмотр/Загрузку документов.
Для удаления пользователя из списка необходимо в диалоговом окне (рис. 5) нажать на кнопку , расположенную слева от требуемого пользователя.
С помощью ссылок, расположенных после таблицы с правами доступа, доступна возможность установить требуемые уровни прав для всех пользователей.
После добавления требуемых прав доступа к документам необходимо нажать на кнопку Сохранить.
Указанные пользователи и выданные им права будут отображены в карточке каждого из документов на вкладке Доступ.
Следует отметить, что при создании связи между документами, данная связь будет отображена в карточке каждого из них.
См. также:
