Работа с ELMA Outlook Plugin
При наличии в системе ELMA Outlook Plugin (загружается и устанавливается вместе с ELMA Агентом ) из программы MS Outlook можно выполнять следующие действия с объектами системы ELMA:
Следует отметить, что ELMA Outlook Plugin может быть настроен.
При запуске программы MS Outlook автоматически запускается ELMA Агент, запрашивающий авторизацию в системе (рис. 1). При этом, если установить флажок Автоматически входить в профиль, то при повторном запуске MS Outlook авторизация не потребуется.
Рис. 1. Диалоговое окно авторизации в ELMA Агент
В случае игнорирования запроса на авторизацию, ELMA Агент будет выдавать сообщение об ошибке (рис. 2) и повторно запрашивать авторизацию до тех пор, пока пользователь не авторизуется в системе.
Рис. 2. ELMA Агент. Сообщение об ошибке
При успешной авторизации в ELMA Агенте в MS Outlook появится вкладка ELMA с тремя функциональными кнопками (рис. 3).
Рис. 3. MS Outlook. Вкладка "ELMA"
По умолчанию активны только кнопки Создать задачу и Создать документ, для активации кнопки Регистрация требуется осуществить дополнительные настройки. Подробнее о данных настройках см. соответствующий раздел справки.
В случае, если вход в MS Outlook был осуществлен без авторизации в ELMA Агенте, кнопки Создать задачу, Создать документ и Регистрация на вкладке ELMA будут неактивны (рис. 4).
Рис. 4. MS Outlook. Вкладка "ELMA"
Работа с сообщениями
ELMA Outlook Plugin позволяет быстро обмениваться сообщениями с контрагентами и переходить из входящих писем в карточки контрагентов, размещенных в системе ELMA.
При получении или отправке письма в
карточке контрагента на вкладке
Взаимоотношения автоматически создается
взаимоотношение типа "Письмо" (рис. 5).
Рис. 5. Карточка контрагента. Вкладка "Взаимоотношения"
При нажатии кнопкой мыши на название взаимоотношения будет осуществлен переход к его карточке (рис. 6).
Рис. 6. Карточка взаимоотношения
Автоматическое создание взаимоотношения типа "Письмо" может быть настроено.
Работа с входящими сообщениями
Если пользователю поступает входящее сообщение от контрагента, в карточке которого указан адрес электронной почты, ниже текста письма будет отображено поле ELMA (рис. 7). Для того чтобы открыть карточку контрагента, необходимо нажать на иконку, расположенную слева от его имени.
Рис. 7. MS Outlook. Входящее письмо от контрагента
Отправка письма контрагенту
Для отправки нового письма контрагенту, чей адрес электронной почты задан в системе ELMA, в MS Outlook необходимо:
-
на вкладке Главная нажать на кнопку Создать сообщение (рис. 8):
Рис. 8. MS Outlook. Вкладка "Главная". Кнопка "Создать сообщение"
-
на открывшейся форме для выбора требуемого контрагента необходимо нажать на кнопку Контрагенты на верхней панели инструментов (рис. 9):
Рис. 9. MS Outlook. Страница создания сообщения
-
в появившемся поле Контрагент необходимо начать вводить имя или электронный адрес требуемого контрагента или его контакта. При этом системой предусмотрено автозаполнение поля в случае, если необходимый контрагент существует в базе, и в его карточке указан адрес электронной почты (Рис. 9).
Для создания задачи с помощью программы MS Outlook необходимо:
-
в программе MS Outlook выбрать письмо путем нажатия кнопкой мыши по требуемому письму в списке на вкладке Главная. На основе выбранного письма будет создана задача;
-
на вкладке ELMA нажать на кнопку Создать задачу, расположенную в верхнем меню (рис. 10);
Рис. 10. MS Outlook. Вкладка "ELMA". Кнопка "Создать задачу"
-
в веб-браузере будет открыта страница создания задачи, в которой будут заполнены следующие поля (рис. 11):
Рис. 11. Страница создания задачи с помощью MS Outlook
Тема* – тема письма из MS Outlook.
Описание – текст письма из MS Outlook.
Прикрепленные файлы – в случае, если к письму прикреплены файлы, то они будут прикреплены к задаче.
Для создания задачи необходимо задать исполнителя в поле Исполнитель и нажать на кнопку верхнего меню Сохранить.
Для создания документа с помощью MS Outlook необходимо:
-
в программе MS Outlook выбрать письмо путем нажатия кнопкой мыши по требуемому письму в списке на вкладке Главная. На основе выбранного письма будет создан документ;
-
на вкладке ELMA нажать на кнопку Создать документ, расположенную в верхнем меню (рис. 12);
Рис. 12. MS Outlook. Вкладка "ELMA". Кнопка "Создать документ"
-
в открывшемся окне из выпадающего списка необходимо выбрать тип создаваемого документа и нажать на кнопку Создать (рис. 13);
Рис. 13. Выбор типа создаваемого документа
В том случае, если к письму приложено несколько файлов, будет отображено окно (Рис. 14), в котором необходимо выбрать файл для создания версии документа. Если необходимо загрузить все файлы, следует установить флажок Объединить все вложения в один файл – все вложения будут загружены в архиве. Для создания документа без загруженных файлов необходимо установить флажок Без вложений.
Рис. 14. Выбор файла для версии документа
Для создания документа необходимо нажать на кнопку Создать.
В веб-браузере будет открыта страница создания документа, в которой будут заполнены следующие поля (рис. 15):
Рис. 15. Страница создания документа
Название * – тема письма из MS Outlook.
Версия – прикрепленный к письму файл.
Описание – текст письма из MS Outlook.
Для того чтобы создать документ, необходимо нажать на кнопку верхнего меню Сохранить.
Для регистрации документа из MS Outlook необходимо:
-
в программе MS Outlook выбрать письмо путем нажатия кнопкой мыши по требуемому письму в списке на вкладке Главная. На основе выбранного письма будет зарегистрирован новый документ;
-
на вкладке ELMA нажать на кнопку Регистрация (рис. 16);
Рис. 16. MS Outlook. Вкладка "ELMA". Кнопка "Регистрация"
Рис. 17. Окно отправки документа на регистрацию
Для создания нового документа и начала его регистрации необходимо нажать на кнопку Регистрировать.
Дальнейшие действия аналогичны действиям, выполняемым при регистрации нового документа. Подробнее о регистрации нового документа см. соответствующую страницу справки.
Автоматическое создание взаимоотношений с контрагентами, а также автоматический запуск ELMA Агента могут быть настроены. Данные настройки осуществляются на вкладке ELMA путем нажатия на кнопку Настройки (рис. 18).
Рис. 18. MS Outlook. Вкладка "ELMA". Кнопка "Настройки"
На вкладке Контрагенты (рис. 19) осуществляется настройка автоматического создания взаимоотношений типа "Письмо" для контрагентов и контактов. По умолчанию на данной вкладке нет ни одного контрагента/контакта.
Рис. 19. Диалоговое окно настроек. Вкладка "Контрагенты"
При установленном флажке в поле
Автоматическое создание взаимоотношений каждое новое письмо будет автоматически отображаться в
взаимоотношениях в карточке контрагента. По умолчанию флажок в данном поле не установлен (т.е. автоматическое
создание взаимоотношений отключено).
В случае, если требуется создать взаимоотношения с контрагентами за более ранний период, то необходимо нажать на кнопку Ручная синхронизация (рис. 19). Далее в открывшемся окне (рис. 20) требуется выбрать начальную и конечную дату периода, за который необходимо создать взаимоотношения, после чего нажать на кнопку Загрузить. Во время загрузки кнопки основного окна настроек будут неактивны. Загрузка может занять некоторое время (время выполнения загрузки зависит от количества писем за выбранный период).
Рис. 20. Ручная синхронизация
Кроме того, на данной вкладке (рис. 21) может отображаться контрагент/контакт из системы ELMA, письмо которого открыто в MS Outlook в данный момент времени (данный контрагент/контакт подсвечен желтым цветом). Адрес электронной почты, с которой отправлено письмо, должен быть указан в соответствующем поле на карточке контрагента/контакта.
Для того чтобы отключить автоматическое создание взаимоотношения для контрагента/контакта, необходимо в данном окне (рис. 21) выбрать требуемого контрагента/контакт из выпадающего списка в поле Контрагент (либо контрагента/контакта, подсвеченного желтым цветом). Для выбора необходимо начать вводить часть имени контрагента/контакта, найденные элементы будут отображены в выпадающем списке. После этого необходимо нажать на кнопку Добавить, расположенную справа от выбранного контрагента/контакта. После этого добавленный контрагент/контакт будет отображен ниже в списке.
Рис. 21. Окно настроек. Вкладка "Контрагенты"
В данном списке будут отображаться все контрагенты/контакты, добавленные ранее.
Любой добавленный контрагент/контакт может быть удален из данного списка. Для этого необходимо выбрать контрагента/контакт
и нажать на кнопку Удалить.
На вкладке Дополнительно осуществляется настройка автоматического запуска ELMA Агента при запуске MS Outlook (рис. 22).
Рис. 22. Окно настроек. Вкладка "Дополнительно". Флажок "Не запускать агент автоматически"
В случае, если установлен флажок Не запускать агент автоматически (рис. 22), то при запуске MS Outlook не будет автоматически запущен ELMA Агент. Если данный флажок не устанавливать, то при запуске MS Outlook будет автоматически открываться диалоговое окно авторизации в ELMA Агенте.
Для применения внесенных изменений необходимо нажать на кнопку Сохранить.
