В открывшемся диалоговом окне (рис. 2) необходимо прикрепить требуемый файл с локального компьютера или со сканера с помощью кнопок Загрузить файл или Сканировать. При необходимости может быть установлен флажок Сделать текущей. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку Сохранить.
Рис. 2. Диалоговое окно "Создание новой версии"
Загрузить файл – возможность прикрепления в качестве новой версии документа файла с локального компьютера.
Сканировать– возможность прикрепления в качестве новой версии файла с отсканированным бумажным документом.
Указать шаблон – возможность генерации версии документа по заранее определённому шаблону. Данная кнопка будет отображаться только в случае, если в веб-приложении для данного типа документа определен хотя бы один шаблон документа (рис. 3)
Рис. 3. Кнопка "Указать шаблон"
Сделать текущей – при установке данного флажка создаваемой версии документа будет автоматически присвоен статус "Текущая". Предыдущая версия, которая имела статус "Текущая", автоматически приобретет статус "Устаревшая".
Отображение кнопок Загрузить файл, Сканировать и Указать шаблон зависит от настроек типа документа.
Примечание
Если в названии файла использованы недопустимые символы, то в ELMA они автоматически изменятся на знак подчеркивания.
Добавление версии документа с помощью технологии Drag-n-Drop
Версии документа в системе ELMA также могут быть созданы с помощью технологии Drag-n-Drop (рис. 4), т.е. путем захвата необходимого файла и перетаскиванием его из проводника операционной системы пользователя в определенную карточку документа системы ELMA.
Рис. 4. Добавление версии документа с помощью технологии Drag-n-Drop
Для создания версии документа с помощью технологии Drag-n-Drop необходимо открыть проводник операционной системы и карточку требуемого документа в системе ELMA, в которую необходимо добавить новую версию. В окне проводника операционной системы необходимо выделить требуемый файл и путем нажатия и удерживания данного файла следует перетащить его в карточку документа системы ELMA (рис. 4).
После перетаскивания файла система предложит установить новую версию документа в качестве текущей. Для этого необходимо в открывшемся окне (рис. 5) установить флажок слева от требуемой версии, после чего нажать на кнопку Сделать текущими.
Рис. 5. Добавление версии документа с помощью технологии Drag-n-Drop. Установка текущей версии документа
При нажатии на кнопку Закрыть добавленная версия получит статус "Черновик". В случае одновременного добавления нескольких версий одного документа выбор текущей версии осуществляется путем перестановки флажка.
Изменение версии электронного документа
При изменении версии документа происходит замена предыдущего файла версии документа новым файлом. В данном случае предыдущее состояние версии не сохраняется и предыдущий файл версии недоступен для просмотра. Поэтому, если необходимо хранить историю всех изменений, рекомендуется использовать функционал добавления новой версии.
Для замены версии документа необходимо в карточке электронного документа на вкладке Версии в контекстном меню необходимой версии документа нажать на кнопку Изменить версию (рис. 6).
В открывшемся диалоговом окне (рис. 7) необходимо прикрепить требуемый файл с локального компьютера, со сканера или сгенерировать файл по шаблону с помощью кнопок Загрузить файл, Сканировать или Указать шаблон. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку Сохранить.
